現代人才有的「數位資料囤積症」,要怎麼改善呢?

沒有人可以算得清楚自己到底擁有多少數位資料,我也是~

現代人的3C設備實在多到不行,我自己更是因為工作的需要而購買了不少的3C設備,而大多數的3C設備都會具備自有的儲存空間,有些還會有雲端儲存空間可以使用。

我自己家裡的電腦和網路設備(只計算正在使用中的設備):
*Synology無線基地台 x 2 (做Mesh)
*Synology NAS x 3
*NUC主機 x 6
*EEE小主機 x 1
*AIO桌機 x 1
*PC x 2 (小孩一台、自己一台)
*Windows平板筆電 x 1 (自己)
*Windows筆電 x 1 (小孩)
*Mac筆電 x 4 (老婆一台, 我用三台, 有兩台是電池壞掉了)
*iPhone手機 x 1
*Android手機 x N支
 
其它實驗設備:
*雷射雕刻機(400mmx400mm) x 1
*CNC雕刻機 x 1
*3D印表機 x 1
*雷射印表機 x 1

我工作用的主電腦只有256GB+512GB兩顆固態硬碟~

這台主電腦是第11代的Intel NUC小主機,是我用來開發程式、製作影片和進行所有日常工作的主要電腦,C槽(256GB)是系統碟,包括開機系統、下載的檔案和安裝的應用軟體都是放在這顆硬碟。

D槽(512GB)是資料碟,儲存所有原始程式碼、電子郵件檔案以及各式各樣的數位資料(照片、影片…)等等,不過我會把冷資料移至其它設備進行儲存,留在這顆硬碟中的資料大都是暖資料和熱資料。

我自己的資料不喜歡放在雲端儲存空間(或稱雲端硬碟),包括我的所有手機都是刻意停用雲端自動儲存的功能;但在工作上則是必要,因為我客戶有使用不少的雲端主機,我都會用雲端儲存空間來妥善做好資料的備份。

NAS我有三台、SSD固態硬碟N個、外接式硬碟N個~

由於我擔任許多企業的資訊顧問/雲端顧問/資安顧問,所以我經常會向企業提醒數位資料備份的重要,但也不是毫無章法的什麼都備份,這樣只會讓儲存空間永遠不夠。

我會建議依照資料屬性、重要程度來備份,並設定合適的時程:

  • 熱資料(Hot Data):隨時都會需要使用的資料,例如資料庫的資料;此類型的資料建議採用同步備份。
  • 暖資料(Warm Data):有時會需要使用的資料,例如備份的檔案資料;此類型的資料建議採用週期備份。
  • 冷資料(Cool Data):很久才會需要使用一次的資料,例如備份的日誌檔;此類型的資料建議採用離線備份。

NAS是個人和中小企業最容易取得、價格也不太貴的儲存設備,同時具備有容錯與擴充機制,此外還會提供很實用的各種軟體可自行應用,例如我使用的Synology就有Drive等自動同步、備份的免費備份軟體可使用(可以做的服務很多,但建議視規格、效能來評估規劃)。

個人的數位資料備份方式也可以考量採用NAS,但有些人會覺得NAS還是太貴(加上2顆硬碟也要好幾萬元),此時也可以採買單顆的USB外接硬碟來做備份,這樣會便宜很多。

當然,備份方式會因為選購的儲存設備而有所不同,例如使用USB外接硬碟時,就只能使用USB接線來進行備份,備份的速度就要看買的外接硬碟讀寫速度夠不夠快、USB版本是不是支援3.0以上的…

若把效能、價格、空間容量和方便性都考量進去的話,一般我會建議:

  • 熱資料:採用NAS+備份軟體來自動進行即時備份,再用一個外接式固態硬碟(SSD)針對重要資料進行手動備份(例如每天/每週備份一次)。
  • 暖資料:採用NAS+備份軟體來自動進行週期備份(或是採用手動備份),然後再備一份到外接式硬碟。
  • 冷資料:使用大容量的外接式硬碟進行備份,若是預算予許,可以多備一份,以防止硬碟故障造成資料全毀。

數位資料不怕多備份,就怕沒備份!

數位資料越來越多,儲存空間永遠都嫌不夠?

前面提到的是「檔案」型態資料的備份建議,其實還有不同型態的資料無法使用一般方式進行備份,例如系統、資料庫等等,我在幫企業授課時才會講得很詳細,這裡就不多做說明。

其實要如何做到:多做備份又能兼顧有限的儲存空間呢?

重點就是要能取捨,不要的就刪掉!

現代人由於智慧手機、數位相機的普及,加上網紅產業的興起,影片、照片會佔去最多的儲存空間,還有就是軟體程式也會佔去很多儲存空間,當然和影片、照片相比起來還是小很多~

所以若想有效減少數位資料的佔用空間,最重要的就是要花時間去整理:

  • 不必要的照片和影片就刪除它們
  • 現在不能再使用的軟體就刪除它們
  • 可以善用NAS和外接硬碟來區份資料、分門別類進行備份
  • 不要太仰賴使用雲端硬碟,容易養成自己的「數位資料囤積症」

其實就像一個人租了30坪的房子,若不定期整理空間、只會不斷買東撿西的增加物品時,很快30坪房子就會不夠用,永遠都需要更大的空間~

別小看軟體程式佔用的儲存空間

我自己今天在整理硬碟空間時,就發現了我在2009年付費買的軟體程式,不同版本累加起來佔用的儲存空間也很可觀!